Für effiziente Prozesssteuerung: ERP in Gastrobetrieben

In der Gastronomie und im Hotelgewerbe dreht sich alles um die Zufriedenheit des Gastes. Schließlich kann auch die beste Küche nur dann von sich überzeugen, wenn das gesamte Restaurant-Erlebnis den Gast begeistert. Um wirklich begeistern zu können, sind eine reibungslose Buchung jeder Bestellung, optimale Serviceplanung und vieles mehr notwendig. Hieraus ergibt sich für Gastronomiebetriebe oft eine Herausforderung – gleichzeitig aber auch die Chance, durch EPP-Systeme und eine damit optimierte Organisation, Planung und Verwaltung mehr Gäste von sich zu überzeugen.

ERP und seine Bedeutung in der Gastronomie

Gastronomen wissen, dass es in einem Betrieb – neben einer ansprechenden Speisekarte und kompetenten Fachkräften – auf die Ressourcensteuerung ankommt. Diese hat zwar meist nur einen indirekten Einfluss auf das Restauranterlebnis des Gastes, beeinflusst das Erleben aber dennoch aktiv mit. Trotzdem setzen insbesondere mittlere oder kleinere Gastgewerbe-Unternehmen noch immer auf nicht verbundene Prozesssteuerungs-und Überwachungs-Systeme. Diese sogenannte Insellösung ist aber ist nicht immer der effizienteste Weg. Schließlich lassen sich mithilfe eines ERP-Systems oft schnellere und bessere Ergebnisse erzielen.

ERP ist die Kurzform des Begriffs „Enterprise Resource Planning“ und meint die Steuerung vorhandener Ressourcen durch ein Unternehmen. Zu den Unternehmensressourcen zählen unter anderem:

• Mitarbeiter
• Vorhandenes Kapital
• Betriebsmittel

Zu den Aufgaben des Unternehmensmanagements gehört es, diese Ressourcen zu steuern, einzusetzen und zu kontrollieren. Die Abkürzung ERP steht darum zuerst einmal für die administrative, dispositive und kontrollierende Organisation der Unternehmensressourcen. Durch diese sollen Verbesserungen im Rahmen organisatorischer Abläufe oder Vereinfachungen beispielsweise in der Buchhaltung von Gastrobetrieben erreicht werden. Außerdem sollen Geschäftsprozesse optimiert und die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens gewährleistet werden.

ERP-Systeme als Prozesssteuerungslösung

Wie bereits erwähnt, steht die Abkürzung ERP für „Enterprise Resource Planning“. Um die damit gemeinten Planungsprozesse zu optimieren, können auch in der Gastronomie spezielle ERP-Systeme zum Einsatz kommen. Unter diesen Enterprise-Resource-Planning-Systemen werden IT-gestützte Softwarelösungs-Systeme verstanden, die es erlauben, die Prozessteuerung zu optimieren.

Schließlich basieren ERP-Systeme auf einer zentralen Datenverwaltung. Sie erlauben es, Informationsflüsse im Rahmen eines Geschäftsprozesses besser abzubilden, zu unterstützen, zu dokumentieren und zu verbessern.

Welche konkreten Vorteile hat der Einsatz von ERP-Lösungen?

Der Einsatz eines ERP-Systems schont finanzielle, zeitliche sowie persönliche Ressourcen derer, die in einem Gastronomiebetrieb tätig sind. Schließlich hilft das System dabei, verschiedene Prozesse besser koordinieren, dokumentieren und kontrollieren zu können. Gerade im Gastrogewerbe verhilft das Betrieben zu deutlichen Wettbewerbsvorteilen gegenüber ihrer Konkurrenz.

Das hängt insbesondere mit folgenden Vorteilen von ERP-Systemen zusammen:

• Einheitliche und zentrale Datenbasis: Mitarbeiter können jederzeit die für sie freigegebenen Daten einsehen. Selbstverständlich sind alle Daten immer aktuell.
• Prozesse leichter optimieren: Durch die einfache Datenerfassung und die verbesserten Auswertungsmöglichkeiten wird Verbesserungspotenzial schneller erkannt und somit umsetzbar.
• Senkung von Fehlerquote: Auch die Buchhaltung des Betriebs kann stets auf zuverlässige Daten zurückgreifen – so lassen sich unter anderem auch Planungsfehler vermeiden.

In Welchen Bereichen lohnt sich die Verwendung eines ERP-Systems?

In einem Gastronomiebetrieb können ERP-System prinzipiell sämtliche standardisierte Abläufe technisch unterstützen. Sie sind darum quasi in jedem Bereich des Gastrounternehmens einsetzbar. Zu den Geschäftsbereichen, die sich für die Unterstützung durch ein ERP-System besonders gut eignen, zählen:

1. Die Buchhaltung

Selbstverständlich unterliegt die Finanzbuchhaltung auch in Gastronomiebetrieben strengen Regelungen. Es müssen gesetzliche Vorgaben beachtet und Buchungen stets zeitnah ausgeführt werden. Zusätzlich müssen außerdem die ermittelten Daten über viele Jahre hinweg aufbewahrt bzw. gespeichert werden.

Diesbezüglich kann ein ERP-System die Buchhaltung des Gastrobetriebs durch spezielle Module unterstützen. Damit ausgestattet, kann beispielsweise die Kasse direkt mit einer Buchhaltungssoftware zusammenarbeiten. Außerdem können Belege durch die Softwareunterstützung leicht lange und jederzeit abrufbar gespeichert werden.

2. Die Warenwirtschaft

Auch die Warenwirtschaft gehört zu den wichtigsten Bereichen in einem Gastronomiebetrieb. Praktischerweise kann der Einsatz von ERP-Lösungen Unternehmen aus dem Gastgewerbe auch hier große Vorteile bringen:

Beispielsweise können sämtliche Wareneingänge teilautomatisiert erfasst werden. So sind die aktuellen Lagerbestände jederzeit und überall einsehbar. Das hat nicht nur den Vorteil, dass der Wareneinkauf zeit- und kostenoptimierter möglich wird. Zudem können oft Lagerkosten eingespart und der Verderb von Waren effizienter vermieden werden.

3. Die Personalplanung

Mithilfe einer ERP-Lösung kann insbesondere im Bereich der Personalplanung deutlich effizienter gearbeitet werden. Zum einen lassen sich nämlich Gehaltsabrechnungen mithilfe einer ERP-Software wesentlich leichter erstellen. Überdies bringt auch die softwaregestützte Personalplanung erhebliche Erleichterungen mit sich. Schließlich sind mithilfe der Software sowohl Mitarbeiterdaten als auch geplante Arbeitszeiten immer schnell ersichtlich. Und auch spontane oder geplante Abwesenheiten sowie Fehlzeiten lassen sich im Auge behalten.

4. Das Controlling

Auch in kleineren oder mittleren Gastrounternehmen spielt das Controlling eine entscheidende Rolle. Zwar werden Controlling-Aufgaben hier nicht von einem Controller übernommen. Dennoch sollen sie  – meist vom Geschäftsführer betreut — Kosten senken, den Umsatz optimieren und die Produktivität verbessern.

Praktischerweise können ERP-Lösungen auch hier weiterhelfen: So können entsprechende Module beispielsweise relevante Daten in Echtzeit erheben und sie gegenüberstellen. Der Ist- und der gewünschte Soll-Zustand lassen sich so besonders leicht vergleichen. Hierdurch lassen sich Missstände und Optimierungsmöglichkeiten leicht herausarbeiten – der Soll-Zustand wird so zeitnah erreichbar.

5. Das Marketing

Auch in der Gastronomie ist passendes Marketing das A und O. Schließlich gilt: Sofern den Gastronomiebetrieb niemand kennt, füllt sich der Gastraum auch durch eine schicke Einrichtung und eine exzellente Küche nicht. Auch dann, wenn das Restaurant herausragend ist, bleiben die Tische leer, sofern niemand den Betrieb kennt.

Es liegt auf der Hand, dass cleveres Marketing also zu den wichtigsten Aufgaben eines Gastronomen zählt. Hierzu gehört es auch, einen Marketingplan zu erstellen und den Betrieb zielgruppengerecht zu bewerben. Als erfolgversprechende Werbemaßnahme kann etwa Medienwerbung in Lokalzeitungen, dem regionalen Radio oder über soziale Netzwerke angesehen werden. Über diese Medien kann das Unternehmen vorgestellt werden. Hier kann vor allem auch speisekarte.de ein toller Partner sein – alle Leistungen finden Sie hier. Und auch Sonderaktionen oder Events lassen sich hier ankündigen. Damit die Marketing-Maßnahmen mit wenig Aufwand und keinen nennenswerten Streuverlusten realisierbar sind, können sie mithilfe einer ERP-Software gesteuert und geplant werden.

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