Gastronomie: Warenwirtschaft und Buchhaltung im Restaurant

Qualitativ hochwertige Gerichte, freundliches Personal, gemütliches Ambiente, eine ansprechende Speisekarte – alles Voraussetzungen für ein gutes Restaurant, das bestehende Gäste bindet, neue überzeugt und mit der Konkurrenz mithält. Doch es ist so vieles mehr, was eine erfolgreiche und erstklassige Gastronomie ausmacht. Was allem voransteht, ist eine gut organisierte und sorgfältig gepflegte Buchhaltung und Warenwirtschaft. Hier gelten gerade im Gastgewerbe strenge Vorschriften. Denn werden die Bücher nicht gemäß diesen geführt, werden mitunter hohe Strafen riskiert, die bis zum Verlust der Konzession führen können. Was also muss bedacht werden, um dies zu vermeiden?

Warenwirtschaft und Buchhaltung in der Gastronomie

Eine gut organisierte Warenwirtschaft ist letztendlich die Garantie für die entsprechenden Qualitätsstandards bei allen im Restaurant angebotenen Speisen und Getränken. Im Allgemeinen beinhaltet der Begriff Warenwirtschaft alle Warenbewegungen, die innerhalb und außerhalb des Restaurantbetriebes stattfinden. Hierunter fallen Beschaffung, Produktion, Verwaltung und Sicherstellung der geforderten Qualität. Bei der Organisation der Buchhaltung gilt hingegen als oberste Regel: Ordnung einhalten! Denn es muss jederzeit gewährleistet sein, dass alle Buchungen gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden können. So sollten alle Belege aufgehoben werden, um den Überblick über Einnahmen wie Ausgaben zu behalten. Zeit und Geld kann man hierbei mit einem geeigneten Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystem sparen. Was aber muss hierbei unbedingt gewährleistet sein?

Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem

Zu den Anforderungen an eine organisierte und übersichtliche Warenwirtschaft im Restaurantbetrieb zählen die sorgfältige Dokumentation und Überwachung aller physischen Warenbewegungen sowie die Beschaffung und Qualitätssicherung der angebotenen Waren und Zutaten. Generell gilt, in jedem Wirtschaftszweig, der von einem direkten Kundenkontakt geprägt ist, ist eine sorgfältige Verwaltung von Beständen und Finanzen essentiell. Wurden die Lagerbestände bis vor einiger Zeit noch aufwendig mittels Bestandsbüchern kontrolliert, können Prozesse wie die Auftragsbearbeitung heute automatisch über spezielle Warenwirtschaftssysteme ablaufen.

Um also jederzeit den Überblick zu behalten, eignet sich ein Warenwirtschaftssystem, welches die Beschaffungs- und Verkaufsabläufe dokumentiert und stetig überwacht, so dass der Bestand der Ware im Auge behalten und rechtzeitig nachbestellt werden kann. Dies erleichtert vor allem den Einkauf, der auf aktuelle Bestandszahlen angewiesen ist, so dass die benötigten Produkte ausreichend, frisch und rechtzeitig bestellt und geliefert werden können und die Lagerkosten überschaubar bleiben.

Anforderungen an ein Buchhaltungssystem

Die sorgfältige und vor allem lückenlose Ablage und Aufbewahrung aller Belege und Rechnungen ist die halbe Miete, geht es um eine gut organisierte Buchhaltung in der Gastronomie. In dieser Branche eignet sich eine Einnahmeüberschussrechnung. Hier werden alle Einnahmen und Ausgaben in einer Liste erfasst, meist chronologisch und in jedem Fall lückenlos. Geführt werden kann diese Buchhaltungsform entweder mittels der Soll- oder Ist-Versteuerung, wobei für Restaurants meist die erste Variante sinnvoller ist, da hier auch noch nicht beglichene Rechnungen berücksichtigt werden. Zwar müssen bei dieser Variante die noch offenstehenden Forderungen ausgelegt werden, jedoch können die fehlenden Vorsteuerbeträge eingefordert werden und die finanzielle Auswertung wird aussagekräftiger. Letztendlich sollten besonders die Personalkosten detailliert und differenziert gebucht und regelmäßig kontrolliert werden, da sie meist die höchste Kostengruppe im Gastronomiebetrieb darstellen. Heute ist es möglich, all diese Schritte automatisiert, einfach und schnell umzusetzen, mittels einer speziellen Buchhaltungssoftware.

Die Digitalisierung hat also auch die Gastronomie erreicht. Zum Glück! Durch sie werden nicht nur sämtliche Prozesse automatisiert und transparent, auch Zeit und Kosten werden eingespart, die an anderer Stelle nun nicht mehr fehlen. Mittels geeigneter Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme lassen sich diese Prozesse also nahezu nebenbei erledigen.

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