Einblick in die Gastronomie: Die Warenwirtschaft

So manch einer spielt mit dem Gedanken einen Gastronomiebetrieb zu eröffnen, sei es nun ein Restaurant, einen Imbiss oder eine Bar. Doch leider scheitern viele, da sie sich nicht genug mit dem Thema, den Vorschriften und den zur Verfügung stehenden Werkzeugen und Tools auseinandergesetzt haben. Wir möchten Ihnen weiterhelfen und einen Schritt weitergehen. Was passiert, wenn das Restaurant eröffnet ist? Wie behält man als Gastronom seine Zahlen im Blick? Stehen noch Rechnungen aus? Woher weiß ich, wie viel Ware ich noch auf Lager habe?

Warenwirtschaft – was ist das?

Warenwirtschaft beschäftigt sich mit den Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens und mit dem Warenaustausch mit Lieferanten. Warenwirtschaft geht vom Eingang der Waren bis hin zur Verarbeitung.
Für einen Gastronomiebetrieb bedeutet das die Beschaffung, Verwaltung und Produktion aller angebotenen Produkte unter Berücksichtigung eines ordentlichen Qualitätsmanagements. Als Waren zählen in einem Gastronomiebetrieb nicht nur Essen, wie Gemüse, Fleisch und Beilagen, sondern auch Getränke, Dekoration, Utensilien, Arbeitskleidung und weitere Hilfsmittel.

Warum Warenwirtschaft?

Eine detaillierte Erfassung der Waren in einem Gastronomiebetrieb sorgt vorab für eine genauere quantitative Planung der Mengen, die voraussichtlich eingekauft werden müssen. Als Gastronom muss man darauf achten, dass für das Alltagsgeschäft oder auch für bevorstehende Veranstaltungen alles vorhanden ist, damit ein reibungsloser Ablauf gesichert werden kann. Ein Warenwirtschaftssystem hilft bei der Erfassung der Wareneingänge und -verläufe. So sehen Sie als Gastronom, ob und wie viel von der letzten Bestellung noch übrig geblieben ist und wissen nicht nur, dass weniger, sondern auch wie viel weniger bestellt werden muss. Mit einem Warenwirtschaftssystem können durch einen genauen Überblick zu hohe Bestellkosten vermieden werden und generell kostengünstiger eingekauft werden. Das Warenwirtschaftssystem hilft Ihnen dabei, qualitativ hochwertige Speisen und Getränke bei sinkenden Kosten anzubieten, was wiederum eine Steigerung des Gewinns für Sie bedeutet.

Was kann ein Warenwirtschaftssystem?

In einem Warenwirtschaftssystem können Sie all Ihre Rechnungen, Waren- und Warengruppen und Ihre Rückstände verwalten. Außerdem ermöglicht Ihnen ein Warenwirtschaftssystem eine leichtere Inventur, da alle Bestände erfasst werden. Und um Sie als Gastronom noch weiter zu unterstützen, bietet ein Warenwirtschaftssystem die Möglichkeit Bestellvorschläge zu generieren, die vor allem nützlich sind, wenn Ihr Gastronomiebetrieb eine Standardkarte hat.

Wo fängt die Warenwirtschaft an und wo hört sie auf?

Warenwirtschaft beginnt mit dem Einkauf der Waren und hört mit dem Verkauf der Speisen und Getränke auf. Hierbei spielt vor allem der Einkauf der Waren eine große Rolle, um eine erfolgreiche Warenwirtschaft zu garantieren. Und das ist besonders in der Gastronomie eine große Hürde, da es viele Lebensmittel mit Verfallsdatum oder gar, wie zum Beispiel bei Fleisch, mit Verbrauchsdatum gibt, die aus diesem Grund schnell verarbeitet werden müssen. Hierunter fallen unter anderem Gemüse, Obst, Fisch und vieles mehr. Wenn diese Waren nun zu früh geliefert werden, kann das eine teure Angelegenheit werden, da diese im schlimmsten Fall noch einmal gekauft werden müssen. Es können schnell hohe Kosten anfallen. Ziel ist es also, die Waren zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und eine hohe Qualität zu sichern. Hierfür leistet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem Hilfestellung, indem es Bestände anzeigt und Bestellvorgänge generiert, vielleicht noch bevor Sie selbst daran denken.

Was es sonst noch so gibt…

Mittlerweile gibt es Software-Sammlungen mit einer Vielfalt an Programmen, die Ihnen die Verwaltung Ihres Gastronomiebetriebs erleichtern. So finden Sie neben dem Warenwirtschaftssystem auch Programme für die Buchhaltung, für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und für die Transparenz über Ihre aktuelle Finanzlage. Das Ziel ist es, alles im Blick zu haben und einfach verwalten zu können, um erfolgreich durchzustarten.